Atualização do SIPAC - Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos
A Diretoria de Tecnologia da Informação DTI/IFPA através da Coordenação de Sistemas de Informação, disponibilizou uma atualização do SIPAC para testes de homologação de diversos setores administrativos da instituição. Nesta nova versão a principal ferramenta disponibilizada é a Mesa Virtual do Módulo de Protocolo integrada com o Barramento do Processo Eletrônico Nacional (PEN) - Conecta-GOV.
Agora o Sipac está totalmente integrado ao Processo Eletrônico Nacional (PEN), possuindo:
- a integração com o Protocolo Integrado;
- o uso do Número Único de Protocolo (NUP);
- o Sistema de Processo Eletrônico (Módulo de Protocolo do SIPAC);
- e por fim a integração com o CONECTA-GOV (ou Barramento do PEN).
Mas o que é o Processo Eletrônico Nacional (PEN)? O PEN é uma iniciativa de diversas entidades públicas que procura eliminar o papel e dar suporte para documentos institucionais e possíveis informações oficiais. O PEN é formado por:
Protocolo Integrado: Os dados mantidos no Sistema Protocolo Integrado se referem a um relevante conjunto de informações sobre cada documento, avulso ou processo, como: assunto, interessado(s), histórico de operações. Pelo Sistema, não é possível o acesso ao documento, avulso ou processo, na íntegra, apenas a consulta atualizada sobre a sua situação.
Número Único de Protocolo (NUP): O Número Único de Protocolo (NUP) é o padrão oficial de numeração utilizada para controle dos documentos, avulsos ou processos, produzidos ou recebidos pelos órgãos e entidades da Administração Pública Federal.
Software de Processo Eletrônico (Módulo de Protocolo do SIPAC): É uma ferramenta de controle de documentos e processos eletrônicos que atende as atividades de protocolo no âmbito dos órgãos e das entidades da administração pública federal direta, autárquica e fundacional.
Conecta GOV (Barramento do PEN): Os serviços centralizados de processo eletrônico (ConectaGOV-PEN) são um conjunto de serviços eletrônicos que permitirão a intercomunicação entre órgãos e entidades usuários de quaisquer soluções de processo eletrônico. A infraestrutura centralizada permitirá que um órgão envie documento ou processo para outro de maneira segura e com confiabilidade de entrega.
Vídeos Sobre Utilização da Mesa Virtual do SIPAC
Totalizando 2h e 30min de conteúdo
Mesa Virtual: Parte 1 - Visão Geral (20m40s)
https://www.youtube.com/watch?v=XC5UEXjfhsE
0:08 - Apresentação da nova interface do modulo protocolo (Mesa Virtual)
0:49 - Categorias de filtro pré-definidos
1:19 - Listagem de processos de acordo com o filtro
2:22 - Subdivisões do processo (numeração/ unidade de envio/ data/ natureza/ situação)
2:46 - Menu de operações do processo
3:40 - Menu de gavetas e pastas
3:55 - Filtro: processos abertos na unidade
4:50 - Filtro: processos na unidade
5:25 - Utilização de gavetas e pastas
8:38 - Filtro: processos criados pela unidade
9:04 - Filtro: processos arquivados na unidade
9:25 - Filtros dos documentos avulsos
10:00 - Visualização de dados do processo eletrônico
15:00 - Assinar documentos do processo eletrônico
17:00 - Atribuindo grau de sigilo ao documento do processo
18:00 - Demais operações com os módulos: processos, documentos, despachos, memorandos, arquivo, consultas/relatórios.
Mesa Virtual: Parte 2 - Abrindo Processos na Mesa Virtual (19m34s)
https://www.youtube.com/watch?v=xlaFu1GVHtY
0:08 - Formas de abrir processo na mesa virtual: (“abrir processo”; “cadastrar processo”; “autuar processo”)
0:30 - Módulo “Abrir processo”: Cadastrar por partes
1:07 - Cadastrar dados gerais
3:50 - Adicionar novo documento
8:30 - Alterar informações do processo
8:45 - Alterar dados só interessado (servidor, aluno, credor ou outros)
9:50 - Movimentar o processo
10:19 - Dados complementares de movimentação
11:26 - Módulo “Cadastrar processo”: Segue todo o fluxo de cadastro do processo.
16:17 - Módulo “Autuar processo”: cadastrar processo a partir de um documento avulso.
Mesa Virtual: Parte 3 - Tramitação Eletrônica de Processos e Documentos (7m08s)
https://www.youtube.com/watch?v=6EGEN-l1CFI
0:17 - Acesso a mesa virtual
0:24 - Categoria de processos pendentes de recebimento na unidade
0:42 - Apresentação do ícone que indica que o processo é eletrônico
0:59 - Recebimento de processos em lote
1:24 - Recebimento de processos de forma individual
1:37 - Recebimento de processos através dos dados do mesmo
2:03 - Confirmação de recebimento em lote (categoria de processos na unidade)
2:54 - Tramitação de processos para outra unidade
3:11 - Tramitação de processos em lote
3:47 - Tramitação urgente
4:32 - Recebimento e tramitação de documentos avulsos
6:74 - Considerações finais
Mesa Virtual: Parte 4 - Adição e Assinatura de Documentos (11m23s)
https://www.youtube.com/watch?v=HqE9RIrKb1E
0:20 - Adicionar novo documento ao processo
1:36 - Informar assinantes
3:22 - Cadastrar grupo de assinantes
8:39 - Assinatura de documentos pendentes de assinatura
Mesa Virtual: Parte 5 - Cadastro e Uso de Modelos de Documento (8m14s)
https://www.youtube.com/watch?v=mDTcFdMi2ww
0:14 - Apresentação dos modelos de documentos
0:44 - Cadastramento de modelos gerais (passo a passo)
3:35 - Cadastros de modelos de documento por unidade (passo a passo)
5:48 - Verificação na pratica do uso de modelo de documento (passo a passo)
Mesa Virtual: Parte 6 - Operações Facilitadoras da Mesa Virtual (19m30s)
https://www.youtube.com/watch?v=mzCDqhTMbb4
0:43 - Cadastrar Gavetas e Pastas na unidade (por categoria)
1:24 – Cadastrar Nova Gaveta
2:59 – Cadastra Novas Pastas nas gavetas
4:20 - Mover processos selecionados em gaveta/pasta na unidade.
7:14 - Marcar processo como concluído.
8:39 - Declarar ciência de processo.
11:24 - Visualizar usuários que tiveram sua ciência declarada
13:00 - Declarar ciência em processos pendentes.
14:30 - Atribuir responsáveis aos processos na unidade.
15:30 - Filtrar processos.
16:45 - Anotações em processos
18:10 - Gerar PDF completo do processo ou alguns documentos.
Mesa Virtual: Parte 7 - Documentos e Processos Restritos e Sigilosos (14m56s)
https://www.youtube.com/watch?v=AKZv1MpJVuc
0:44 - Natureza do processo (ostensiva, restrita ou sigilosa)
2:00 - Adicionar documentos restritos e sigilosos no processo
4:46 - Grau de sigilo do documento (reservado, restrito ou ultrasecreto)
8:53 - Atribuir credencial de acesso de documentos sigilosos
11:13 - Adicionar documentos restritos e sigilosos em Processo de natureza restrita
Mesa Virtual: Parte 8 - Retirada de peças e processos (9m07s)
https://www.youtube.com/watch?v=7h6EsLZuTkY
0:26 - Explicando o que é desentranhamento de peça de processo
0:44 - Explicando o que é desmembramento de peça de processo
1:04 - Acesso as opções de retirada de peça de processo
1:22 - Caminho para chegar as opções de retirada de peças de processos
1:42 - Prática de retirada de peça de processo por desentranhamento
4:23 - Prática de retirada de peça de processo por desmembramento
5:27 - Cadastramento de um novo processo com as peças desmembradas do processo anterior
7:08 - Retorno ao processo original para apresentar o resultado do desmembramento
Mesa Virtual: Parte 9 - Adicionar Documentos dentro do processo (13m11s)
https://www.youtube.com/watch?v=h4NO8og66pc
1:05 - Adicionar um documento individualmente a um processo: Adicionar novo documento ou adicionar novos documentos em lote.
10:00 - Juntada de Documentos.
Mesa Virtual: Parte 10 - Arquivamento e Desarquivamento (4m17s)
https://www.youtube.com/watch?v=V6skGUS8QXY
0:42 - Operações de arquivamento de processos
2:19 - Operações de desarquivamento de processos
3:33 - Operações de arquivamento e desarquivamento de documentos avulsos
Mesa Virtual: Parte 11 - Consultas de Processos (5m06s)
https://www.youtube.com/watch?v=4-p3JN-fiZs
0:07 - Realizar consultas de processo
0:24 - Filtros de consulta
2:05 - Consulta de processo quanto a natureza de sigilo
2:37 - Consulta detalhada (dados gerais, documentos, tramitação, processos acessórios e observações)
3:04 - Outra forma de consulta de processo (portal público de Sipac)
Mesa Virtual: Parte 12 - Distribuindo Processos utilizando "Ciência em Processos" (6m45s)
https://www.youtube.com/watch?v=Ge5MtVnB_oA
1:25 - Solicitar ciência de processos> indicar acesso de processos a determinados usuários para avaliar e adicionar novos documentos.
Mesa Virtual: Parte 13 - Juntada de Processo (4m03s)
https://www.youtube.com/watch?v=CsapN0eqlI8
0:08 - Explicação de tipos de juntadas de processo: Juntada de processo por apensação (caráter temporário) e juntada por anexação (caráter definitivo)
1:10 - Juntada de processo por apensação (caráter temporário)
Mesa Virtual: Parte 14 - Alterando a natureza de documentos em processos (5m51s)
https://www.youtube.com/watch?v=c-OAupmr5O8
0:09 - Operação de alteração da natureza de documento em um processo de ostensivo para restrito e vice-versa.
0:39 - Quem pode fazer essa operação de alteração da natureza de documento em um processo.
1:30 - Como fazer a operação de alteração de natureza de documento no processo.